Bislang konnten Aboanfragen nicht über den Ticketshop aufgenommen werden, da dieser keine Vorbestellungen für zukünftige Termine unterstützte. Das bedeutete: Besucher:innen mussten aufwändig manuell betreut werden. Die vorhandenen Webformulare konnten lediglich Kontaktdaten erfassen – Transaktionen und Folgeaktionen mussten separat bearbeitet werden. Ein Medienbruch, der Zeit und Ressourcen kostete.
Durch die Erweiterung der EMS-Webformulare wurde eine komplett neue Funktionsebene geschaffen. Jetzt können nicht nur Adressdaten erfasst werden – es können direkt Transaktionen erzeugt werden, z. B. eine Abo-Bestellung mit Preis, Kategorie und Zusatzinfos.
Diese Transaktion wird automatisch dem Kontakt im System zugeordnet – auch bei neuen Kontakten. Damit ist der klassische Ticketshop bei diesem Use Case nicht mehr nötig.
Jede Formular-Transaktion kann nun auch weitere Prozesse in der EMS anstoßen:
Alles gesteuert durch regelbasierte Automationen, ohne Medienbruch und in Echtzeit.
Die neuen, transaktionsfähigen Formulare haben den Bestellprozess im Wiener Konzerthaus grundlegend modernisiert. Aboanfragen können nun digital entgegengenommen, verarbeitet und nachverfolgt werden – inklusive interner Benachrichtigungen, Kundendialog und Aufgabensteuerung.
Dadurch konnten manuelle Zwischenschritte drastisch reduziert, die Reaktionszeiten auf Anfragen verkürzt und die Kundenzufriedenheit gesteigert werden.
Im Projekt mit dem Wiener Konzerthaus stand eine sehr konkrete Fragestellung im Mittelpunkt: Wie lassen sich Abo-Bestellungen digital abbilden, wenn der bestehende Ticketshop dafür nicht ausgelegt ist? Die bisherigen Webformulare konnten zwar Anfragen erfassen, waren jedoch auf reine Kontaktdaten beschränkt und erforderten anschließend aufwändige manuelle Prozesse.
Gemeinsam haben wir diesen Engpass genutzt, um die Rolle von Webformularen grundlegend neu zu denken. Durch die Erweiterung der EMS-Formulare konnten erstmals echte Transaktionen direkt über Formulare erfasst werden – inklusive Preis, Kategorie und weiterer relevanter Informationen. Diese Transaktionen werden automatisch dem jeweiligen Kontakt zugeordnet, auch bei neu angelegten Datensätzen.
Besonders wirkungsvoll ist das Zusammenspiel mit den nachgelagerten Automationen: Dankesmails an Kund:innen, interne Benachrichtigungen sowie optionale Vorgänge zur Weiterbearbeitung werden regelbasiert und in Echtzeit ausgelöst. Der gesamte Prozess läuft heute ohne Medienbruch und mit voller Transparenz in der EMS.
Für mich zeigt dieses Projekt sehr deutlich, wie technische Erweiterungen an der richtigen Stelle operative Abläufe vereinfachen, Reaktionszeiten verkürzen und gleichzeitig die Servicequalität erhöhen – ohne bestehende Systeme unnötig zu verkomplizieren.
ecoplus erreicht eine starke Erhöhung der Relevanz von Kampagnen und einen Anstieg der Zweitbuchungen: durch sauberes Datenmanagement, strategische Automatisierung und clevere Segmentierung.
zum Projekt
Nach einem neuen Publikumsrekord in der Spielzeit 2024/25 automatisiert das Münchner Volkstheater seine E-Mail-Marketing Prozesse weiter. Zum Start der Spielzeit 2025/26 wurden automatisierte Vorab-Servicemailings in der E-Marketing-Suite umgesetzt.
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